[Update] Papierarmes Büro

Wem geht es nicht so? Jede Woche bringt die Post Briefe von Versicherungen, Versorgern, Banken und Behörden. Als dies will abgeheftet und aufbewahrt werden, manches sogar jahrelang. So füllen sich nach und nach die Ordner, die man mühsam (mehr oder weniger) sinnvoll strukturiert und organisiert. Trotzdem ergeben sich die typischen Probleme der Papierablage: das ganze nimmt Platz weg, ist irgendwie doch unübersichtlich und es wird doch eher „gesucht“ und nicht direkt „gefunden“.

An vergangenen Wochenende habe ich zum Gegenschlag angesetzt und für’s erste drei komplette Ordner „weggescannt“. Das ist natürlich längst nicht alles, aber der Anfang ist gemacht.
Gute Dienste hat mir dabei ein Dokumentenscanner (Kodak i40) geleistet, den ich mir von der Arbeit ausgeliehen hatte. Mit „normalen“ Flachbettscannern, wie man sie in der Ecke stehen hat, ist eine solche Aufgabe auch gar nicht zu bewerkstelligen.

Leider wird der i40 von Mac OS X nicht nativ unterstützt, aber nach einem kurzen „Googler“ lief das Ding dank einer 14-Tage-Testversion von ExactScan 2 (super Software, man braucht eigentlich keine 14 Tage um zu wissen, dass man nicht mehr drauf verzichten kann!). Mit den richtigen Einstellungen (TIFF, schwarz/weiß, 200dpi, beidseitig) ging alles wie geschmiert und so füllte sich schnell mein „digitales Archiv“. Aus drei dicken Ordnern wurden nicht mal 50 MB, abgelegt in einer Verzeichnisstruktur, die dem „Altverfahren“ angeglichen ist.

In Unternehmen und Behörden werden seit Jahren DMS- oder ECM-Systemen eingesetzt; aber im privaten Umfeld sind solche Lösungen eher selten im Einsatz.
Ich bin mir aber auch nicht sicher, ob es mir reicht, die Papierberge einfach in Dateien umzuwandeln. Schön wäre es natürlich ein paar Metadaten wie Rechnungs- oder Kundennummer zuzuordnen, nach denen man später mal suchen könnte. Von der Deluxe-Variante mit Volltextsuche dank OCR mal ganz abgesehen…

Aber ich sehe das als zweiten Schritt. Ich denke, wenn erst mal das meiste digitalisiert ist, ist es mit einem geringen Aufwand möglich, die Dokumente in ein DMS zu überführen. Mal schauen…

Update 17.01.2011

Mittlerweile wird auch die Tagespost eingescannt -soweit es geht- und das Original kommt anschließend in die „runde Ablage“. Das spart eine Menge Zeit und motiviert mich auch, alles soweit abzulegen. Vorher kamen die Sachen erst alle schön auf einen Haufen und wurden abgeheftet, wenn der Stapel zu groß wurde. Und das konnte schon mal dauern…
Wenn ich Zeit und Lust habe, scanne ich hin und wieder was aus den Ordnern im Schrank ein. Und so füllt sich nach und nach mein digitales Archiv.

Der Vollständigkeit halber sein noch gesagt, dass ich von TIFF auf PDF umgesattelt habe, da PDF sich doch besser als Dokumentenformat eignet, wenn man die Dateien möglichst plattformunabhängig öffnen will. Auslöser war die Feststellung, dass Android (habe ein Tablet und Smartphone) das TIFF-Format nicht unterstützt. Das gilt zwar auch erstmal für PDF, hierfür gibt es aber bessere (kostenlose) Viewer im Market.

Selbstverständlich sind meine DMS-Daten auch in meine Backupstrategie eingebunden und werden bis ins HiDrive gesichert.

5 Kommentare

  • Klingt super. Bist ein Schritt weiter wie ich. Mir fehlt noch die nötige Hardware und ein passendes Archiv. Am liebsten so was wie ELO Office als open source.

  • Bei mir müßte es schon webbasierend sein, um es mit verschiedenen Betriebssystemen und Geräten nutzen zu können. Agorum Core werde ich mir bald mal näher ansehen. Das scheint mir vielversprechend…

  • Ja, dass habe ich damals beim ersten Release getestet. War damals grafisch nicht sehr ansprechend, aber die CIFS Schnittstelle (Virtuelle Netzwerkfreigabe) war eine coole Idee. Auf meinem damaligen Server aber zu langsam. Alfresco ist etwas ähnliches. Insgesamt sind beide System mir persönlich zu groß. Eine Nummer kleiner sollte es schon sein. Aber deine Erfahrungen wirst du bestimmt bloggen.

  • Karl Ernst

    Ich verfolge den Post mit großem Interesse!
    Bin momentan ebenfalls dabei mir (für uns zuhause) ein DMS einzurichten.
    Wir verfügen über keine Win, sondern ausschließlich MAC Rechner.
    Zur Zeit probiere ich mit dem klassischen Finder/Yep/IDocument/DevonThink/Docs.

    Immer wieder ist es entweder so, dass das Programm viel zuwenig/zu unübersichtlich/oder viel zu viel kann.

    Vielleicht sollten wir uns eine eigene Programmieren 🙂

    lg Karl aus Graz/Österreich

  • Pingback: Das papierlose Büro – Konzept | bodenpersonal.de

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